Panduan Membuat Notulensi Musyawarah dan Contoh Berita Acara Rapat Desa

Setiap pelaksanaan musyawarah desa harus dibuat notulensi rapat. Notulen merupakan catatan singkat mengenai jalannya persidangan serta hal yang dibicarakan dan diputuskan dalam rapat.

Notulen musyawarah secara sederhana diartikan sebagai laporan atau pencatatan kata demi kata atas seluruh pembicaraan dalam musyawarah desa, tanpa menghilangkan atau menambahkan kata lain (kata dari notulis).

Lantaran notulensi kedap adalah asal keterangan atau menjadi dokumen otentik, maka notulen rapat harus ditulis dengan teliti, sempurna dan jelas pada setiap aplikasi musyawarah & rapat-rapat desa.

Fungsi Notulen pada Musyawarah Desa

1. Dokumen & indera bukti

Jika terdapat masalah, maka notulensi bisa dipakai menjadi bahan verifikasi di pengadilan. Seperti contoh, pembentukan bumdes dan penetapan rancangan peraturan desa yang nir melibatkan BPD.

Dua. Sumber liputan buat peserta kedap yg tidak hadir

Meskipun peserta rapat berhalangan hadir, peserta yang tidak hadir bisa mengetahui materi kedap dan perkara-kasus yang dibahas serta kesimpulan dari hasil musyawarah desa.

Tiga Pedoman buat musyawarah berikutnya

Rapat musyawarah desa terdahulu yg memerlukan tindak lanjut, maka output notulensi kedap desa sebelumnya dapat dijadikan panduan. Lantaran itu, dokumentansi berdasarkan hasil pelaksanaan kedap desa harus disimpan menggunakan baik.

4 Alat Pengingat buat Peserta Musyawarah

Dalam kegiatan desa yang membutuhkan pembahasan berulang-ulang. Biasanya, sebelum melakukan atau memulai musyawarah desa. Pimpinan rapat akan membacakan hasil notulensi dari hasil rapat sebelumnya sehingga dapat mengingatkan para peserta rapat. Baik itu, rapat BPD, rapat LPMD, rapat Bumdes, rapat Karang Taruna, dan rapat-rapat lainnya.

5. Alat buat pertemuan semu

Yang dimaksud dengan kedap semu merupakan kedap yang nir pernah dilaksanakan atau rapat fiktif.

Bagaimana contoh berita acara rapat desa, silahkan donwload disiniContoh Berita Acara Rapat Desa

Karakteristik Notulen

Notulen Musyawarah yg baik harus memenuhi beberapa kriteria. Keteria notulen musyawarah/rapat sebagai berikut:

1. Lengkap berisi semua informasi dan penulisannya ringkas dan tidak bertele-tele;
2. Bahasa notulen mudah dipahami oleh seluruh peserta musyawarah;
3. Setiap pembicaraan ditulis secara terperinci dan satu sama lain saling terkait;
4. Dapat membantu pimpinan dalam pengambilan kebijakan dan keputusan;
5. Dapat dijadikan alat bukti, bila terjadi sesuatu permasalahan atau sebagai alat bukti di pengadilan dan lain-lain;
6. Dapat membantu mengingatkan kembali bagi pemangku kepentingan terkait bila memerlukan lagi notulen tersebut.

Baca juga: 10 Manfaat dari sebuah musyawarah Desa

Persyaratan dan Kompetensi Notulis

Menjadi seseorang notulis yang handal diharapkan beberapa keahlian yg harus dimiliki, yaitu:

1. Mendengarkan dan menulis;
2. Memilah dan memilih hal yang penting dan yang tidak penting;
3. Konsentrasi yang tinggi;
4. Menulis cepat/stenografi/shorthand;
5. Bersikap objektif dan jujur;
6. Menguasai bahasa teknis atau baku;
7. Menguasai materi pembahasan;
8. Mengetahui dan memenuhi kebutuhan pembaca notulen;
9. Mengemukakan hasil mendengarkan dengan cepat, ringkas, dan tepat;
10. Menguasai metode pencatatan secara sistematis;
11. Menguasai metode pengolahan data;
12. Menguasai berbagai hal yang berkaitan dengan musyawarah; dan
13. Menyimpulkan hasil musyawarah.

Kewenangan Notulis

Seorang notulis dalam Musyawarah memiliki hak dan kewajiban yang melekat pada tugasnya agar membuat catatan atau resume hasil musyawarah desa yang utuh & baik.

Berikut ini diuraikan beberapa keistimewaan yg harus diperoleh notulis, yaitu:

1. Notulis diberi informasi terkait latar belakang, tujuan musyawarah, pokok masalah dan jenis musyawarah sebelum dilaksanakan. Notulis harus mengetahui susunan acara termasuk pokok masalah atau materi yang akan dibahas oleh peserta agar dapat dipelajari sehingga memudahkan dalam menyusun notulen;
2. Notulis diberi dokumen atau makalah yang dibagikan kepada peserta musyawarah yang lain pada saat pelaksanaan musyawarah;
3. Notulis diperbolehkan untuk meminta agar peserta musyawarah menjelaskan atau menyempurnakan kesimpulan yang dikemukakan notulis;
4. Notulis mempunyai kesempatan untuk mengajukan pertanyaan pada saat musyawarah berlangsung;
5. Setiap sesi berakhir notulis mempunyai hak untuk memperoleh rangkuman dan kesimpulan musyawarah;
6. Agar dapat menyempurnakan notulennya, notulis berhak berbicara pada setiap sesi pembahasan;
7. Notulis duduk di sebelah pemimpin musyawarah, agar mudah berkomunikasi dan memperoleh informasi secara maksimal. Pemimpin musyawarah dapat menyampaikan bahasa isyarat, petunjuk, bisikan atau surat kecil;
8. Apabila musyawarah berlangsung terlalu lama, maka perlu disiapkan beberapa orang untuk menjadi notulis. Setiap acara berlangsung dua jam. Notulis digantikan dengan yang orang lain karena pekerjaan notulis membutuhkan konsentrasi yang tinggi dan melelahkan. Bahkan dalam musyawarah yang besar notulis diganti setiap setengah jam;
9. Ketika menyusun notulen, seorang notulis tidak boleh mengerjakan hal lain karena memerlukan konsentrasi yang penuh;
10. Jika musyawarah membutuhkan waktu pengkajian yang lebih lama dan berlangsung alot serta rumit, maka notulis berhak memperoleh keleluasaan untuk menyusun notulen akhir. Perbandingan waktu antara mengolah data dengan lamanya musyawarah yaitu 3:1. Artinya musyawarah berlangsung selama 1 jam, maka setelah musyawarah waktu yang dibutuhkan notulis untuk mengolah data hasil musyawarah ialah selama 3 jam.

Baca juga: 10 Manfaat Musyawarah Desa

Garis-Garis Besar Notulensi Musyawarah

Isi notulen hasil musyawarah yang baik adalah yg ringkas tetapi lengkap dan jelas.

Notulen yang lengkap berisi hal-hal sebagai berikut:

1. Nama organisasi, instansi, badan atau lembaga yang menyelenggarakan Musyawarah Desa;
2. Sifat musyawarah (rutin, biasa, luar biasa, tahunan, rahasia dan lain-lain);
3. Hari dan tanggal diselenggarakan Musyawatah Desa;
4. Tempat musyawarah desa dilaksanakan;
5. Waktu mulai dan berakhirnya (kalau tidak pasti ditulis sampai dengan selesai);
6. Nama dan jabatan pimpinan musyawarah desa;
7. Daftar hadir peserta (nama lengkap, alamat, unsur, No HP dan tanda tangan;
8. Catatan semua persoalan yang belum ada keputusan;
9. Usul-usul atau perbaikan;
10. Tanggal atau bulan kapan akan diadakan musyawarah kembali;
11. Penundaan musyawarah dan tanggal penundaan, (bila perlu);
12. Susunan Notulen Musyawarah Desa.
13. Keputusan hasil rapat diambil secara musyawarah mufakat/aklamasi dan pemungutan suara/voting, dan
14. Tanda tangan notulis, pimpinan musyawarah, Kepala Desa, BPD dan wakil masyarakat.

Notulen/notulensi harus disusun secara berurutan sesuai menggunakan topik dan subtopik pembahasan agar gampang bagi pembaca buat memeriksa & merangkai hasil menurut peristiwa rapat.

Susunan Notulen Musyawarah Desa:

1. Nomor pertemuan (musyawarah) dan jenis musyawarah perlu disebutkan;
2. Jam dimulai pertemuan harus disebutkan demikian waktu berakhirnya, Apabila belum pasti selesainya, maka ditulis mulai pukul 8.00 sampai selesai;
3. Daftar hadir semua ditandatangani oleh peserta dan harus dilampirkan pada notulen;
4. Meskipun notulen ditulis secara ringkas, tetapi setiap pembicaraan harus disebutkan namanya;
5. Nama pendukung, terutama yang tidak disetujui jangan dituliskan, lebih baik ditulis;
6. Setelah musyawarah selesai notulis mengoreksi kembali setiap catatan penting dan menyalin kembali atau di ketik dan disimpan dalam penyimpanan, dan ditandatangani oleh notulis serta pimpinan rapat desa;
7. Bila perlu digandakan untuk dibagikan kepada peserta yang tidak hadir pada waktu musyawarah atau dibagikan pada waktu musyawarah  desa berikutnya.

Demikian tentang Panduan Membuat Notulensi Musyawarah dan Contoh Berita Acara Rapat Desa. Semoga bermanfaat.

Share this post